Achter de schermen bij de Centrale Tentamen Organisatie Arnhem: codes, karaoke en geintjes

De tentamenweek is weer begonnen. De Centrale Tentamen Organisatie (CTO) heeft de taak om voor alle HAN-academies de afname van tentamens te organiseren. SAM ging op bezoek bij de CTO in Arnhem.

“Kun jij even kijken naar de PL van de toetsen van AEA? PIP en SNU hebben trouwens in FORMS hun beschikbaarheid opgegeven, maar BH en BOK nog niet. Liggen de CLAROREADJES al klaar? Oh, en we moeten de PV’s nog toevoegen. Maar eerst even cappo’tjes halen” *

Bij binnenkomst in het kantoor van de Centrale Tentamen Organisatie (CTO) in Arnhem lijkt het wel of er in geheimtaal wordt gesproken. De afkortingen en verbasteringen vliegen je om de oren. “Het is inderdaad een eigen taal, al staan wij er niet meer bij stil”, lacht Jolanda Spek. “Voor ons zijn al die codes en afkortingen normaal geworden.” Er zijn twee CTO-locaties, in Nijmegen en Arnhem.
De 14 academies maken zelf de tentamens en de planning. Duayne Vaasen: “De Decentrale Tentamenbureaus (DTB), zorgen ervoor welk tentamen wanneer en waar wordt afgenomen. Daarna komen wij in actie.”

Enorme logistiek
Uiteraard zijn er strakke jaarplanningen met harde deadlines voor alle tentamenperiodes. De logistiek is enorm. Als je het ‘platslaat’, komt het neer op de volgende route: de docent maakt het tentamen en zet deze uiterlijk 6 werkdagen vóór de tentamenperiode in SharePoint. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van het DTB van de academie. Vervolgens verstuurt de CTO alle verzamelde tentamens vanuit SharePoint naar de repro (HAN printservice). Deze prints komen in vergrendelde stalen kisten naar de CTO. Daar gaan de tentamens in stellingkasten, gesorteerd op academie, opleiding, dag en tijd en voorzien van een presentielijst (PL) en een proces verbaal (PV), het evaluatieformulier voor de surveillant. Bovendien wordt geïnventariseerd waar en wanneer ondersteuning nodig is als het gaat om dyslexie, slechtziendheid of een andere beperking, zodat hiervoor de juiste middelen klaargezet of geregeld kunnen worden. De ruimte waar de tentamens klaarliggen, is uiteraard goed beveiligd en niet voor iedereen toegankelijk.

Teamuitjes
Hoewel het kantoor van de CTO veel gezelligheid uitstraalt, is het eveneens een strak georganiseerde en geoliede machine, met veel beveiliging en strikte procedures. “Misschien dat we daarom extra hecht zijn”, aldus Jolanda. “Bovendien hebben we veel methodes zelf opgezet en ontwikkeld zodat alles zo efficiënt mogelijk verloopt.” In het kantoor hangen foto’s van teamuitjes en kerstborrels. “Die zijn behoorlijk legendarisch”, lacht het -deels aanwezige- team. “Karaoke, etentjes, borrels, geintjes die we met elkaar uithalen: we zijn een sterk, hecht en goed op elkaar ingespeeld team.”

Surveillanten: check je rooster
Terug naar de organisatorische kant. “Het indelen en instrueren van de surveillanten loopt via ons”, aldus Anne Doron. “We hebben een pool van 130 surveillanten die hun beschikbaarheid in FORMS, een online systeem, doorgeven. Wij delen ze in op de tentamens. Voorwaarde is dat ze in een tentamenperiode 50 procent van de tijd beschikbaar zijn.” Het is een behoorlijke puzzel die gelegd moet worden. “Je hebt natuurlijk enorm veel tentamens in talloze lokalen op verschillende locaties en bovendien heb je tentamens van 60, 90, 120 en soms 180 minuten”, aldus Anne. “We zeggen ook altijd tegen de surveillanten: check je rooster. Wij lopen zelf alles na, maar het is mensenwerk, handwerk. Het kan wel eens voorkomen dat iemand dubbel staat ingepland.” Tevens krijgen de surveillanten een lijst met instructies en protocollen, waaraan ze zich moeten houden en waarnaar ze moeten handelen.

Betrapt op spieken. En dan?
Gedurende de afname van de tentamens is het voor de CTO vooral een kwestie van stand-by staan voor het geval er iets niet goed loopt. Bovendien lopen surveillanten weleens aan tegen spiekers, laatkomers, ga zo maar door. Er is te allen tijde een coördinator bereikbaar, mocht iets uit de hand lopen of ondersteuning nodig is.
“Helaas gebeurt het weleens dat iemand spiekt”, aldus Anne. “Als je wordt betrapt, is er officieel sprake van een ‘vermoedelijke onregelmatigheid of fraude tijdens het tentamen’. Je mag het tentamen afmaken, maar uiteraard wordt het tentamen vergezeld van een formulier van de surveillant met de geconstateerde situatie.
Het tijdstip van de constatering is belangrijk, aangezien je hiermee kunt nagaan hoeveel van het tentamen met en zonder spiekhulp is gemaakt.” De CTO stuurt het tentamen en de formulieren door naar de examencommissie. Die buigt zich er vervolgens over en neemt de afhandeling voor haar rekening. “Dat staat volledig los van ons.”

Nagekeken tentamens ter inzage voor studenten
Na het tentamen komt alles weer binnen bij de CTO. De tentamens en formulieren gaan wederom de kluis in. De docenten komen de tentamens vervolgens ophalen, om na te kijken. De docent voert in Osiris de cijfers in en retourneert de tentamens inclusief de uitwerking. De CTO legt vervolgens alles klaar voor de studenten, ter inzage. Na de inzagetermijn, waarbij studenten de kans krijgen protest aan te tekenen, verdwijnen de tentamens in het archief. “Er zijn twee archieven”, legt Duayne uit. “In het dynamische archief blijven de tentamens 2 jaar liggen, daarna verhuizen ze naar het statische archief, waar ze 7 jaar worden bewaard.”

Humor en saamhorigheid
Uiteindelijk worden er per tentamenperiode circa 35.000 tentamens afgenomen, zijn er zo’n 700 tentamencodes in gebruik en zijn er 130 surveillanten actief: een kleine greep uit de enorme omvang van de organisatie. “Ja, het is een behoorlijke klus, iedere keer weer”, reageert het team van CTO. Toch zitten ze er ontspannen bij, terwijl SAM hen twee weken voor de tentamenperiode spreekt. “Omdat we óók zorgen voor een goede werksfeer”, aldus Jolanda. “Humor en saamhorigheid is belangrijk, we hebben veel pret met elkaar. Dat helpt ons om de schouders eronder te zetten en de klus te klaren.”

*Verklaring afkortingen uit de intro:
PL: presentielijst
AEA: Academie Engineering & Automotive
PIP, SNU, BH en BOK: afkortingen namen surveillanten
FORMS: online intekensysteem surveillanten
CLAROREAD: ondersteuningsmiddel voor studenten met dyslexie  
PV: proces verbaal, het evaluatieformulier van de surveillanten
Cappo’tjes: cappuccino’s