­­­Dataopslag HAN in één klap veel kleiner? Gelukt!

Technisch beheerder Hans Dekker werd niet blij van de digitale databerg bij de HAN. Hij kwam met een slimme zet. En ineens is nu onze totale opslag bij SharePoint, Teams en OneDrive 26% kleiner. Aan SAM en andere niet-techneuten legt hij uit welk konijn hij daarvoor uit de ICT-hoed heeft getoverd.

Over mijn speelveld

Hans Dekker: “Bij de HAN werk ik als technisch beheerder. Mijn ‘speelveld’ is Microsoft365, en daarbinnen SharePoint; en dus Teams en OneDrive, want die zijn allebei gebouwd op het SharePoint-platform.
In 2025 kreeg SharePoint een nieuwe optie voor slimmer versiebeheer. Die trok al gauw mijn (grote) aandacht. Waarom, dat vertel ik je zo direct.

Geen paniek, er is een back-up

Eerst een kort technisch uitstapje: Telkens als wij als HAN’ers iets (samen) doen binnen SharePoint, Teams of OneDrive worden daar automatisch versies van bewaard, bij wijze van back-up. Tot april vorig jaar had je als beheerder in SharePoint twee bewaaropties: 1) maximumaantal of 2) uitzetten.
Nou, uitzetten is natuurlijk een no go. Want dan heb je geen back-up. Dus kozen we standaard optie 1), het maximum.
Handig. Want stel, je gooit per ongeluk een tabblad weg in een Excel-bestand. Elke wijziging in Excel leidt automatisch tot een nieuwe versie van dat bestand. Dus, wat iemand ook ‘aanricht’ in dat bestand, geen paniek: in de cloud is altijd nog een hele stoet eerdere versies terug te vinden. Door de gebruiker zelf of anders een ict-collega. Prima geregeld, denk je dan, toch?

500 versies, onzinnig veel

Totdat je hoort wat bij optie 2) dit maximumaantal is: 500. Stel je even voor: 500 versies van een PowerPoint vol afbeeldingen en met ingesloten video’s. Opgeteld zijn dat (natte vinger) 25MB x 500. Dit alles blijft staan in de online omgeving, jarenlang vaak. Doorgaans zonder dat iemand er ooit nog naar omkijkt. Duizelingwekkend veel data, voor één PP-presentatie.
Dus je snapt: in de optelsom van wat wij bij de HAN allemaal nog méér op deze drie online platforms doen, is dit allesbehalve efficiënt. En dit uitdijend multiversum is ook allesbehalve duurzaam. Denk bij dat laatste niet alleen aan elektriciteit, maar ook aan water, voor het koelen van de servers.

Slimmer versiebeheer …

Maar april 2025 zagen we als beheerders ineens licht aan het eind van die deprimerende datatunnel. Microsoft kwam toen met een nieuwe optie voor slimmer (en dus schoner) versiebeheer.
Nieuw daaraan is dit: De eerste dertig dagen blijft alles bij het oude met het maximaal bewaren van versies. Maar daarna worden die versies via een uitgekiend algoritme uitgedund, tot een veel geringer aantal. Gelukkig wel genoeg om grote ongelukken af te wenden. Dus, bij een verkeerde afslag of gecrashte laptop kun je altijd nog bij een eerdere versie.
Uiteraard hebben we bij de HAN die nieuwe optie meteen ‘aangezet’.

… Nu ook met terugwerkende kracht

Helaas ging deze prachtige vlieger alleen op voor alle nieuwe online omgevingen, voor alles na 1 april. Maar wat te doen met de toen al bestaande ruim 90.000 sites, aangemaakte Teams en OneDrives bij de HAN?
Voor die 90.000 ‘probleemgevallen’ heb ik zes, samenhangende scripts ontwikkeld, die oktober 2025 HAN-breed zijn toegepast. Zodat met terugwerkende kracht nu ook al die 90.000 omgevingen draaien met dit slimmere, schonere versiebeheer.

“Die ene actie verkleint de totale HAN-opslag op SharePoint, Teams en OneDrive met 26%!”

Goed voor het milieu

Deze eenmalige opruimactie achter de schermen neemt een stevige hap uit onze HAN-brede opslag. Daar gaat namelijk in het geval van SharePoint, Teams en OneDrive in één keer 68 terabyte vanaf. Ruim 26% van het totaal aan opslag op die drie platforms!
Dit betekent meteen ook een fors verminderde CO₂-uitstoot. Fijn voor het milieu en de duurzame ambities van de HAN. En nóg mooier: deze opruimactie werkt door, we blijven structureel minder opslaan.

Goed voor de HAN-portemonnee

Daarnaast scheelt ‘t ook een stuk in de opslagkosten die we kwijt zijn aan Microsoft. En bovendien is de timing goed. Want Microsoft zal ons in de nieuwe licentie in 2026, zoals alle hogescholen, aanzienlijk minder opslagruimte in the cloud toebedelen. Nog een reden om blij te wezen dat we van die 68 terabyte af zijn.

Best practice voor andere hogescholen

In de gebruikersgroep van beheerders van andere hogescholen heb ik laatst een presentatie gehouden over hoe gunstig dit zestal scripts heeft uitgepakt bij de HAN. Zodat zij desgewenst van deze best practice op hun scholen ook plezier kunnen hebben. Want ook daar gebruiken ze SharePoint, Teams en OneDrive.

Wat jij als collega zelf kunt doen

Nu Outlook nog, ook al zo’n databerg! Maar daarvoor zijn vooral wij allemaal als gebruikers aan zet. Door geregeld de archiefmappen in onze mailbox te schonen. Door ons af te melden voor dat deel van de nieuwsbrieven waar we anders toch nooit iets mee doen.
Een goede gewoonte is zeker ook om jaarlijks kritisch te kijken naar alles wat je op SharePoint, Teams en OneDrive hebt staan. Moet dat echt allemaal bewaard blijven?

Als ieder van ons zo handelt, maken we de HAN een stuk duurzamer. Heb je daarbij wat hulp of inspiratie nodig, meld je dan aan voor onze Digital Clean-ups.”

De SAM-rubriek ‘Dat kan Slimmer/Schoner/Socialer’ geeft HAN-medewerkers en HAN-studenten het podium. Waar zie je dat de HAN in eigen huis kansen laat liggen of beter kan aangrijpen rondom Slim? Of Schoon? Of Sociaal? Heb jij een bijdrage of een suggestie voor deze rubriek? Laat het de redactie weten: sam@han.nl